Mein Fazit vorweg: Deep Work bezeichnet nach Cal Newport konzentriertes, ablenkungsfreies Arbeiten an einer kognitiv anspruchsvollen Aufgabe. Auch für HR liegt ein großer Hebel darin, sich zurückzuziehen und konzeptionell zu arbeiten, statt dauerhaft im Feuerwehrmodus zu laufen. Umsetzen lässt sich das über feste, klar kommunizierte Zeitfenster, in denen die Erreichbarkeit bewusst ausgesetzt wird.
Was ist Deep Work?
Cal Newport hat sich mit dem Thema in seinem Buch “Konzentriert arbeiten” auseinandergesetzt. Das Buch enthält eine Vielzahl an Hintergründen und Empfehlungen. Ich habe hier nur einen kleinen Teil herausgenommen.
Newport erklärt, dass wir chronisch abgelenkt sind. Durch den ständigen Wechsel zwischen den Aufgaben wird für jede einzelne wesentlich mehr Gehirnkapazität (und mehr Zeit) benötigt. Ergo: Die sogenannte “fragmentierte Aufmerksamkeit” senkt die Produktivität.
Deep Work bezeichnet konzentriertes, ablenkungsfreies Arbeiten an einer kognitiv anspruchsvollen Aufgabe. Komplexe Inhalte werden dadurch schneller durchdrungen, und es entstehen qualitativ hochwertigere Ergebnisse.
Welche Modelle für Deep Work gibt es?
Newport beschreibt vier Philosophien, Deep Work in den Alltag zu bringen:
- Mönchisch: Ablenkungen werden dauerhaft ausgeschlossen, der Rückzug erfolgt konsequent. Das ist die radikalste Variante und im HR-Alltag nicht realistisch.
- Bimodal: Die Zeit wird aufgeteilt. Ein längerer Block, mindestens ein ganzer Tag, ist dem tiefen Arbeiten vorbehalten, die übrige Zeit bleibt offen für alles andere.
- Rhythmisch: Jeden Tag wird zur gleichen Zeit ein festes Zeitfenster reserviert. Durch die Regelmäßigkeit wird es zur Gewohnheit.
- Journalistisch: Jede freie Lücke im Kalender wird spontan für Deep Work genutzt. Das allerdings erfordert viel Übung und ist für Einsteiger nicht geeignet.
Wie lässt sich Deep Work in HR umsetzen?
HR versteht sich meist als Dienstleister und soll für alle erreichbar sein, am besten rund um die Uhr. Genau deshalb bleibt kaum Zeit, sich einer konzeptionellen Aufgabe wirklich konzentriert zu widmen.
Um aber HR und das Unternehmen voranzubringen, braucht es “Denkzeit” für die großen Themen: HR-Strategie, Organisationsentwicklung, Prozessgestaltung, Weiterbildungskonzepte und vieles mehr.
In HR lässt sich ablenkungsfreie Zeit über feste, klar kommunizierte Zeitfenster etablieren, in denen die Erreichbarkeit bewusst ausgesetzt wird.
Voraussetzung ist eine klare Kommunikation. Analog zu den Modellen kann zum Beispiel festgelegt werden, dass HR zwischen 8 und 10 Uhr nicht erreichbar ist oder freitags nicht. Unerreichbarkeit wird nach Newport meist respektiert, wenn die Zeiten fest umrissen sind und vorher angekündigt werden.
Und dann let’s go: In den Zeiten für Deep Work wird eine Aufgabe gewählt, die Konzentration erfordert, und mit voller Intensität bearbeitet. Keine Pausen für Mails, kein Stöbern im Internet, keine wiederholten Ausflüge zur Kaffeemaschine. Einfach nur konzentriert arbeiten.
Wie lässt sich Deep Work im ganzen Unternehmen einführen?
Fokuszeiten sind in der Praxis angekommen. SAP hat 2022 in Deutschland den “Focus Friday” eingeführt, an dem freitags möglichst keine Meetings stattfinden sollen. Shopify hat 2023 wiederkehrende Meetings mit mehr als zwei Personen gestrichen und den meetingfreien Mittwoch bekräftigt. Eine Befragung von 76 Unternehmen (MIT Sloan Management Review, 2022) zeigt: Wo meetingfreie Tage eingeführt wurden, berichteten Beschäftigte von höherer Produktivität und weniger Stress.
HR kann gemeinsam mit der Geschäftsleitung Rahmenbedingungen schaffen, die konzentriertes Arbeiten für alle Abteilungen ermöglichen.
Ich bin überzeugt, dass sich dieser Schritt lohnt. Ein fester Zeitraum ohne Erreichbarkeit wirkt anfangs ungewohnt. Er schafft aber den Raum, in dem aus Ideen tatsächlich Konzepte und Ergebnisse werden.
Ich habe es ausprobiert und schnell gemerkt, was möglich ist, wenn ich mir für eine gewisse Zeit eine ablenkungsfreie Umgebung schaffe.
FAQ – Häufige Fragen zu Deep Work in HR
Welches Modell für Deep Work eignet sich für HR?
Das rhythmische Modell ist nach Newport in normalen Büroberufen am weitesten verbreitet; also ein festes Zeitfenster pro Tag.
Wie wird Deep Work im Unternehmen angekündigt?
Das Zeitfenster wird vorab klar kommuniziert, zum Beispiel: “HR ist täglich zwischen 8 und 10 Uhr nicht erreichbar.” Entscheidend ist, dass das Fenster fest ist und alle es kennen.
Was gehört in eine Deep-Work-Zeit?
Eine Aufgabe, die Konzentration erfordert, zum Beispiel HR-Strategie, Organisationsentwicklung, Prozessgestaltung oder Weiterbildungskonzepte. Das Gegenstück ist Shallow Work: Aufgaben, die wenig Denkleistung erfordern und nebenbei erledigt werden, etwa Mails beantworten oder Termine abstimmen.
