Ist deine HR-Abteilung noch zeitgemäß aufgestellt?

Eine HR-Abteilung ist dann zeitgemäß aufgestellt, wenn ihr Organisationsmodell (oder Organisationsdesign) zu Größe, Kultur und Wachstumsphase deines Unternehmens passt und nicht wenn sie einem bestimmten Trend folgt.

Es gibt kein „one-size-fits-all“ Modell, das für alle Unternehmen geeignet ist. Das in den 1990er-Jahren von David Ulrich (US-Managementprofessor) entwickelte „Drei-Säulen-Modell“ (HR Business Partner + Center of Expertise + HR Service Center) kann auch im Jahre 2026 je nach Unternehmen noch zeitgemäß sein. So z.B. bei einem traditionell geführten Mittelständler, aber vielleicht weniger bei einem schnell wachsenden Tech-Unternehmen.

Warum stellt sich die Frage nach der „modernen“ HR-Abteilung überhaupt?

Die Frage kommt selten aus dem Nichts. Meistens steckt einer von drei Auslösern dahinter: Du vergleichst dich mit anderen Unternehmen und merkst, dass eure HR anders arbeitet. Eine neue Führungskraft bringt Erfahrungen aus einem anderen Unternehmen mit und stellt vorhandene Strukturen infrage. Oder du hast einfach das Gefühl, dass HR nicht mehr mit dem Unternehmen mitwächst.

In den meisten Fällen ist die HR-Struktur historisch gewachsen und wurde nie systematisch hinterfragt. Das ist per se kein Problem: Viele historisch gewachsene Strukturen funktionieren gut. Problematisch wird es, wenn „modern“ automatisch mit bestimmten Schlagworten gleichgesetzt wird: flache Hierarchien, ein „People & Culture“-Team-Name, agile Formate. Auch wenn diese Etiketten „modern“ klingen, sagen wenig darüber aus, ob eine Struktur zu deinem Unternehmen passt. Ich habe es oft in meinen Mandaten gesehen, dass traditionelle Strukturen in traditionell geführten Unternehmen die richtige Wahl bleiben. Und zwar nicht, weil „moderner“ nicht ginge, sondern weil sie zur Kultur und zu den Entscheidungswegen passen.

Was kostet es, wenn die HR-Struktur nicht zum Unternehmen passt?

Zwei Szenarien:

Im ersten wird ein Modell übernommen, das gerade im Trend liegt, ohne dass es zur Unternehmenskultur passt. Die Folge: Reibungsverluste, Rollen, die niemand richtig ausfüllt, und ein Change-Projekt, das keiner mitträgt und mehr Unruhe stiftet als Nutzen bringt.

Im zweiten Szenario (und das habe ich in der Praxis schon gesehen) bleibt eine gewachsene Struktur zu lange unverändert, obwohl sich das Unternehmen längst verändert hat, etwa durch schnelles Wachstum oder eine neue Ausrichtung. Dann hinken die Strukturen und Prozesse den aktuellen Gegebenheiten hinterher und HR verliert an Handlungsfähigkeit.

Beide Szenarien kosten Zeit und Vertrauen: Zeit, weil Entscheidungen sich verzögern oder Change-Projekte ins Leere laufen. Vertrauen, weil die Geschäftsführung anfängt, an der Kompetenz von HR zu zweifeln, wenn nicht die Unterstützung geliefert wird, die vom Business gebraucht wird. Ein Beispiel: Recruitingprozesse dauern drei Monate, weil Zuständigkeiten und Freigabewege nicht klar geregelt sind. Das hemmt Wachstumsstrategien erheblich, wenn offene Stellen nicht schnell genug besetzt werden.

Wie findest du die passende Struktur für dein Unternehmen?

Eine gute HR-Organisation entsteht nicht durch die Übernahme eines Modells aus dem Lehrbuch, sondern durch einen klaren Ablauf:

1. Anforderungen der Geschäftsführung und des Business klären. Ohne eine Analyse dessen, was das Business tatsächlich braucht und was sich die Geschäftsführung von HR erwartet, lässt sich kein Organisationsdesign entwickeln. Dieser Schritt kommt in der Praxis oft zu kurz, weil man direkt bei der Struktur ansetzt.
2. Ist-Zustand aufnehmen. Wie sind Aufgaben heute verteilt, wo liegen Entscheidungswege, wo entstehen Engpässe?
3. Mit gängigen Organisationsmodellen abgleichen. HR-Businesspartner-Modell, Shared Services, Center of Expertise usw.
4. Meist passt keines davon 1:1, sondern eher ein für dein Unternehmen passende Kombination einzelner Elemente. Mein Extra-Tipp: Bei https://www.kienbaum.com/publikationen/ kann man sich regelmäßig über HR-Strukturmodelle und informieren und nachlesen, wie Unternehmen im DACH-Raum ihr HR Operating Model tatsächlich aufstellen.
5. Skalierbarkeit mitdenken. Eine Struktur sollte nicht nur für die heutige Unternehmensgröße funktionieren, sondern auch für die nächste Wachstumsphase tragfähig sein. Was bei 150 Mitarbeitenden passt, passt bei 500 sicher nicht mehr.

Am Ende steht keine „moderne“ oder „traditionelle“ HR-Abteilung, sondern eine, die zu den Anforderungen deines Unternehmens passt und mit ihm mitwachsen kann.

Häufige Fragen / FAQ

• Sollte ich meine HR-Struktur regelmäßig überprüfen? Eine feste Regelmäßigkeit ist weniger entscheidend als der Anlass: Nach starkem Wachstum, nach Restrukturierung oder wenn Personalentscheidungen oder HR-Prozesse zu lange dauern. Dann lohnt sich eine Standortbestimmung.
• Brauche ich sofort eine neue Struktur, wenn etwas nicht passt? Nein, meist reicht es, einzelne Elemente anzupassen, etwa Zuständigkeiten zu klären, statt die gesamte Organisation umzubauen.
• Was ist der erste Schritt? Eine ehrliche Bestandsaufnahme: Was braucht (jetzt) das Business, was erwartet die Geschäftsführung von HR, und wo steht die aktuelle Struktur dem im Weg?